Data protection notice: video surveillance

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GENERAL INFORMATION NOTICE ON THE PROTECTION OF PERSONAL DATA IN THE CONTEXT OF VIDEO SURVEILLANCE

Luxcargo Handling S.A, 810 Parishaff, L-2315 Sennigerberg, (hereafter referred to as "LCH" or "We") is committed to the protection of your personal data in accordance with data protection legislation, especially the General Data Protection Regulation EU 2016/679 (the "GDPR").

This Data Protection Notice is intended to inform LCH employees, visitors of its buildings, infrastructure and site ("You") on the use of a video surveillance system (the "video surveillance system"), how long we keep data, what rights You have and how You can exercise them.

WHO IS THE CONTROLLER OF YOUR PERSONAL DATA?

LCH is responsible, as a data controller, for collecting and processing your personal data under the video surveillance system, determining the purposes and means of such processing.

WHAT PERSONAL DATA WILL LCH PROCESS AND WHY DO WE PROCESS IT?

We collect and use your image when You enter or circulate in buildings or locations covered by our video surveillance system (the "premises"). Pictograms are displayed at the entrance of, and around the premises. The data we collect include the following categories of data:

  • Images caught on cameras installed in monitored premises indicated by pictograms (no sound is recorded),
  • Dates and hours of recordings.

WHAT ARE THE PURPOSES AND THE LEGAL BASIS FOR LCH'S PROCESSING ACTIVITIES?

We collect and use your personal data for the following purposes:

•    To control access to and to ensure the security of the premises, the safety of LCH staff and visitors, as well as property, assets and information located or stored in the premises and to manage and coordinate cargo operations in the warehouse and at aircraft parking positions P7 and P10;

•    To prevent, deter, and if necessary, investigate unauthorized access, including unauthorized access to secure premises and protected rooms, IT infrastructure, or operational information;

•    To prevent, detect and investigate unauthorized or unacceptable behaviors, including potential criminal offences, such as theft of equipment or assets owned by LCH, its customers, visitors or staff or threats to the safety of persons present in the premises (in case of, e.g. fire, accident or physical assault), in the warehouse and at aircraft parking positions P7 and P10.

The video surveillance system is not used for purposes that are incompatible with those detailed above.

Where allowed by law, the video surveillance system may be used as an investigative tool or to obtain evidence in internal investigations or disciplinary procedures, including in case of a security incident.

Where applied to LCH staff, video surveillance systems comply with article L. 261-1 of the Luxembourg Labor Code.

We collect your personal data to pursue LCH's legitimate interest (art. 6, 1 (f) GDPR), including access control, security of premises, safety of staff and visitors, protection of our interest and rights in the event of investigated, suspected or actual violations or criminal offences.

WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

In order to fulfil the aforementioned purposes, your personal data can only be accessed by a limited number of staff from the company and restricted to individuals on a need-to-know basis for operational and maintenance purposes, as well as LCH external security provider in limited cases.

We may disclose your personal data:

  • Service providers/vendors (such as a contracted security company) that perform services on our behalf,
  • The Police, law enforcement or other governmental and regulatory bodies or agencies, upon request and to the extent permitted by law.

HOW DO WE PROTECT YOUR PERSONAL DATA?

The processing of your personal data is carried out through IT, electronic and manual tools, with logics strictly related to the aforementioned purposes and, in any event, in compliance with the appropriate technical and organizational measures required by law to ensure a level of security that is adequate to the risk, in order to avoid unauthorized loss of or access to your data.

WHERE DO WE TRANSFER YOUR DATA TO?

Your personal data are processed by us within the European Union and no transfer of your personal data occurs outside of the European Union/European Economic Area (EU/EEA).

FOR HOW LONG DO WE KEEP YOUR DATA?

We will retain your personal data for 30 days from recording, except in the event of an incident, investigation or legal proceeding. After this retention period, the data will be erased from our system.

WHAT ARE YOUR RIGHTS?

In accordance with the applicable data protection laws (and subject to conditions and restrictions set forth therein), You may exercise at any time the following rights in relation to your personal data:

  • Right of access, which enables You to obtain from us confirmation of whether your personal data is being processed or not and, if so, obtain access to such data (considering we process a large quantity of information; when exercising your right of access, You should specify the transaction, information or processing activities to which your request relates).
  • Right to rectification, which enables You to obtain from us the correction and/or integration of any of your personal data that are incorrect and/or incomplete.

In certain limited cases (where we will need to analyze whether the conditions for the exercise of such rights are fulfilled):

  • Right to erasure, which enables You, in specific cases provided for by art. 17 GDPR, to obtain from us the erasure of your personal data.
  • Right to restriction of processing, which enables You, in the specific cases provided for by art. 18 of the GDPR, to restrict the processing of your personal data by us.
  • Right to object, which enables You to object to the processing of your personal data when certain conditions are met.
  • Right to data portability, which enables You, in certain cases (subject in particular to technical feasibility) and only with regard to the data You have provided to us, to request receipt of your personal data in a structured and commonly machine-readable format.

To exercise any of these rights, You may contact us by email: [email protected]

You have the right to lodge a formal complaint with the relevant Data Protection Authority (in Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données "CNPD").

CHANGES TO THIS DATA PROTECTION NOTICE FOR VIDEO SURVEILLANCE

Changes may occur in the way we process personal data. In case these changes oblige us to update this Data Protection Notice for Video surveillance, we will clearly communicate it to You, either via our website or via other appropriate means. The latest applicable version will be available on our website.

FR

NOTICE GENERALE D'INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DANS LES CADRE DE LA VIDEOSURVEILLANCE

Luxcargo Handling S.A., 810 Parishaff, L-2315 Sennigerberg, (ci-après " LCH " ou " nous ") s'engage à protéger vos données personnelles conformément à la législation en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le " RGPD ").

La présente Notice de protection des données a pour objet d'informer les employés de LCH, ainsi que les visiteurs de ses bâtiments, infrastructures et sites (" Vous "), de l'utilisation d'un système de vidéosurveillance (le " système de vidéosurveillance "), de la durée de conservation des données, des droits dont Vous disposez et de la manière dont Vous pouvez les exercer.

 

QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

LCH est responsable, en tant que responsable du traitement, de la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du système de vidéosurveillance.

 

QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?

Nous collectons et utilisons votre image lorsque Vous entrez dans des bâtiments ou des lieux couverts par notre système de vidéosurveillance (les "locaux") ou lorsque Vous y circulez. Des pictogrammes sont affichés à l'entrée des locaux ainsi qu'à l'intérieur de ceux-ci. Les données que nous collectons comprennent les catégories suivantes :

  • Les images captées par les caméras installées dans les locaux surveillés signalées par des pictogrammes (aucun enregistrement sonore n'est effectué) ;
  • Les dates et heures des enregistrements.

 

QUELLES SONT LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET LES BASES LÉGALES SUR LESQUELLES NOUS NOUS APPUYONS AUX FINS DU TRAITEMENT ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

•    Pour assurer le contrôle d'accès et les activités de sureté et de sécurité du personnel, des visiteurs, ainsi que des biens situés ou stockés dans les locaux et pour assurer et coordonner les opérations cargo dans le Warehouse et sur les positions parking avions P7 et P10.

•    Pour empêcher, dissuader et, si nécessaire, enquêter sur les accès non autorisés aux locaux sécurisés et des salles protégées, à l'infrastructure informatique ou aux informations confidentielles de l'entreprise.

•    Pour prévenir, détecter et enquêter sur les comportements non autorisés ou inacceptables, y compris les infractions pénales potentielles, telles que le vol d'équipements ou de biens appartenant à LCH, à ses clients, visiteurs ou personnel ou les menaces à la sécurité des personnes présentes dans les locaux (par exemple, en cas d'incendie, accident ou agression physique), le Warehouse et sur les positions parking avions P7 et P10.

Le système de vidéosurveillance n'est pas utilisé à des fins incompatibles avec celles décrites ci-dessus.

Lorsque la loi l'autorise, le système de vidéosurveillance peut être utilisé comme outil d'enquête ou pour obtenir des preuves dans le cadre d'enquêtes internes ou de procédures disciplinaires, y compris en cas d'incident de sécurité.

Dans la mesure où ils concernent le personnel de LCH, les systèmes de vidéosurveillance sont conformes à l'article L. 261-1 du Code du travail luxembourgeois.

Nous collectons vos données à caractère personnel afin de servir l'intérêt légitime de LCH (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), notamment pour le contrôle d'accès, la sécurité des locaux, la sécurité du personnel et des visiteurs, ainsi que la protection de nos intérêts et de nos droits en cas d'enquêtes, de soupçons ou d'infractions ou de délits avérés.

 

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Afin de remplir les finalités susmentionnées, vos données à caractère personnel ne peuvent être consultées que par un nombre limité de membres du personnel de l'entreprise et réservées aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions opérationnelles et de maintenance, ainsi qu'au prestataire de services de sécurité externe de LCH dans des cas limités.

Nous sommes susceptibles de partager vos données à caractère personnel avec :

  • Les prestataires de services ou fournisseurs (tels qu'une société de sécurité sous contrat) qui fournissent des services pour notre compte,
  • La police, les forces de l'ordre ou d'autres organismes ou agences gouvernementaux et réglementaires, sur demande et dans la mesure où la loi l'autorise.

 

SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le traitement de vos données à caractère personnel est effectué au moyen d'outils informatiques, électroniques et manuels, avec des logiques strictement liées aux finalités susmentionnées et, en tout état de cause, dans le respect des mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par la loi pour assurer un niveau de sécurité qui est adapté au risque, afin d'éviter la perte ou l'accès non autorisé à vos données.

 

OÙ TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Vos données à caractère personnel sont traitées au sein de l'Union européenne et aucun transfert de vos données à caractère personnel n'a lieu en dehors de l'Union européenne/Espace économique européen (UE/EEE).

 

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous conserverons vos données personnelles pendant 30 jours à compter de leur enregistrement, sauf en cas d'incident, d'enquête ou de procédure judiciaire. À l'issue de cette période de conservation, les données seront effacées de notre système.

 

QUELS SONT VOS DROITS À L'ÉGARD DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données (et sous réserve des conditions applicables), Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

  • Droit d'accès, qui Vous permet d'obtenir la confirmation du traitement ou non de vos données à caractère personnel et, le cas échéant, d'obtenir l'accès à ces données. Lors de l'exercice de ce droit, précisez la transaction, l'information ou les activités de traitement auxquelles se rapporte votre demande.
  • Droit de rectification, qui Vous permet d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel qui seraient incorrectes et/ou incomplètes.

 

Dans certains cas limités (pour lesquels nous devrons vérifier si les conditions d'exercice de ces droits sont remplies) :

  • Droit à l'effacement, qui Vous permet, dans les cas spécifiques prévus par l'art. 17 RGPD, d'obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel.
  • Droit à la limitation du traitement, qui Vous permet, dans les cas spécifiques prévus par l'art. 18 du RGPD, de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel.
  • Droit d'opposition, qui Vous permet de Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque certaines conditions sont remplies.
  • Droit à la portabilité des données, qui confère la possibilité de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré et couramment utilisé et lisble par machine, sous réserve de faisabilité technique et uniquement en ce qui concerne les données que Vous nous avez fournies.

Pour exercer l'un de ces droits, Vous pouvez nous contacter par email : [email protected]

Vous avez le droit de déposer une plainte formelle auprès de l'autorité de protection des données compétente (au Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données " CNPD ").

 

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE NOTICE DE PROTECTION DES DONNÉES RELATIVE À LA VIDÉOSURVEILLANCE

Des changements peuvent survenir dans la manière dont nous traitons les données personnelles. Si ces changements nous obligent à mettre à jour la présente Notice de protection des données relative à la vidéosurveillance, nous Vous en informerons clairement, soit via notre site internet, soit par tout autre moyen approprié. La version la plus récente applicable sera disponible sur notre site internet.