Data protection notice: business relationship

EN

GENERAL INFORMATION NOTICE ON THE PROTECTION OF PERSONAL DATA IN THE CONTEXT OF THE MANAGEMENT OF COMMERCIAL RELATIONS.

Luxcargo Handling S.A., Luxcargo Handling S.A., 810 Parishaff, L-2315 Sennigerberg (hereafter referred to as “LCH” or “We”) is committed to protecting the personal data of our customers, prospects, suppliers, consultants, business partners and more generally, of any data subject concerned by our processing activities (hereafter referred to as “You”). 

LCH processes your personal data in the scope of our business relationship. This Data Protection Notice explains how we process your personal data, complying with the rules currently stated in the General Data Protection Regulation EU 2016/679 (hereafter referred to as the “GDPR”) on the protection of individuals with regards to the processing of personal data and on the free movement of such data.

 

WHO IS THE CONTROLLER OF YOUR PERSONAL DATA?

LCH is responsible for collecting and processing your personal data in relation to the business and commercial relationship.

 

WHAT PERSONAL DATA WILL LCH PROCESS AND WHY DO WE PROCESS IT?

In the scope of the contractual and/or pre-contractual relationship with LCH, we may process various types of personal data about You:

  • Name, surname, and designation,
  • Job title and company or organization You are associated with,
  • Meeting records and communications between You and LCH,
  • Answers and supporting documentation You provide to us through trainings, surveys and other forms and questionnaires,
  • Business contact details (e.g.: email address, phone number, business location),
  • Your signatures in contracts and other relevant documentation,
  • Shipment information (e.g.: booking history, details of transactions, purchase information, shipment description),
  • Other information You choose to share with us (e.g.: IP address, passport/ID data) to comply with local legal requirements.

Except for when proved impossible or involving a disproportionate effort, prior to providing LCH with personal data of its current or former executives, directors, managers and employees; current or former subcontractors; contactable references; or any other natural persons, You shall ensure that any and all affected data subjects are informed of the Data Protection Notice, and that they have not objected to the processing of their Personal Data by LCH. 

When providing LCH with special categories of Personal Data, You shall further ensure that the explicit consent of the data subjects have been obtained. LCH is entitled to request, at any time, evidence of the consent granted.

 

HOW DO WE COLLECT YOUR PERSONAL DATA?

We may collect the categories of personal data mentioned above by various channels:

  • We collect the personal data that You provide directly to us, through the assets used to communicate with You,
  • We receive your personal data from our partners or other companies involved in the management of our business relationship with You,
  • We retrieve information that may be accessible on administration databases that are publicly accessible.
  • We may also receive personal data that You have made public on social media networks.

WHAT ARE THE PURPOSES AND THE LEGAL BASIS FOR LCH’S PROCESSING ACTIVITIES?

The information we request from You is considered as the minimum necessary data enabling LCH to pursue the purposes described below:

  • To provide You with our services, advice, or assistance and communicate with You for operational needs,
  • To enter into a business relationship with Your company and execute day-to-day activities,
  • To maintain up to date and accurate information in our Systems regarding You and Your company,
  • To provide You trainings and documentation related to trainings when needed,
  • To respond to complaints, claims and requests,
  • To defend ourselves in the case of litigation and investigations.

The legal basis for the processing of your personal data is necessary for the performance of a contract executed between LCH and the customer.

  • To prevent conflicts of interest and confidentiality issues,
  • To ensure compliance with national and international laws and regulations,
  • To assess, accept or reject a shipment benchmarked against relevant legal, customs and regulatory requirements.

The legal basis for the processing of your personal data is necessary for compliance with an applicable legal obligation.

 

WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

We may disclose your personal data:

  • To members of LCH on a need-to-know basis,
  • To third parties providing services to us, namely, website hosting, IT services and other similar services to enable them to provide their services,
  • To certain regulated professionals such as lawyers or auditors (if necessary to defend ourselves in the case of litigation and investigations),
  • To issue invoices and other financial documentation,
  • To other natural and legal persons, public and private, when communication is necessary or functional to carry out our activities,
  • To third parties, if obliged by competent authorities as per the applicable laws.

HOW DO WE PROTECT YOUR PERSONAL DATA?

We have implemented technical and organizational security measures to protect your personal data from unauthorized access, improper use, alteration, unlawful or accidental destruction and loss.

Nevertheless, no data transmission or storage over the internet can be guaranteed to be 100% secure. If You feel that the security of any account You might have with us has been compromised, please immediately notify us of the problem by contacting us with the "Contacting Us" section below.

 

WHERE DO WE TRANSFER YOUR DATA TO?

Your personal data are processed by us within the European Union. 

In case of international transfers originating from the EU/EEA to a country outside the EU/EEA, the transfer of your personal data may occur where the European Commission has determined that the country outside the EU/EEA ensures an adequate level of data protection. For transfers to countries outside the EU/EEA for which the level of protection has not been recognized as adequate by the European Commission, LCH will implement appropriate safeguards provided for by current data protection law (e.g. the entry into standard data protection clauses) or rely on a derogation applicable to specific situations.

 

FOR HOW LONG DO WE KEEP YOUR DATA?

LCH does not keep your personal data for any longer than is necessary. The duration of retention depends on the purposes for which data are processed as described below:

  • Personal data processed in connection with a business relationship is erased 10 years from the end of the business relationship, unless longer statutory retention periods or limitation periods apply.
  • Personal data processed in the scope that is necessary to comply with a legal or regulatory obligation will be kept for as long as required by applicable laws and regulations.

After this retention period, the data will be erased from our system.

 

WHAT ARE YOUR RIGHTS?

In accordance with the applicable data protection laws (and subject to conditions and restrictions set forth therein), You may exercise at any time the following rights in relation to your personal data:

  • Right of access, which enables You to obtain from us confirmation of whether your personal data is being processed or not and, if so, obtain access to such data (considering we process a large quantity of information; when exercising your right of access You should specify the transaction, information or processing activities to which your request relates);
  • Right to rectification, which enables You to obtain from us the correction and/or integration of any of your personal data that are incorrect and/or incomplete;
  • Right to erasure, which enables You, in specific cases provided for by art. 17 GDPR, to obtain from us the erasure of your personal data;
  • Right to restriction of processing, which enables You, in the specific cases provided for by art. 18 of the GDPR, to restrict the processing of your personal data by us;
  • Right to object, which enables You to object to the processing of your personal data when certain conditions are met;
  • Right to data portability, which enables You, in certain cases (subject in particular to technical feasibility) and only with regard to the data You have provided to us, to request receipt of your personal data in a structured and commonly machine-readable format.

To exercise any of these rights, You may contact us by email: [email protected]

You have the right to lodge a formal complaint with the relevant Data Protection Authority (in Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données “CNPD”).

This Data Protection Notice may be modified to reflect changes on the Website or on our processing activities, to comply with legal amendments, or to integrate best practices. Updates of the Data Protection Notice will be published on our Websites.

FR

NOTICE GENERALE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DANS LES CADRE DE LA GESTION DES RELATIONS COMMERCIALES

Luxcargo Handling S.A., Luxcargo Handling S.A., 810 Parishaff, L-2315 Sennigerberg (“LCH” ou “nous”) s'engage à protéger les données à caractère personnel de nos clients, prospects, fournisseurs, consultants, partenaires commerciaux et plus généralement, de toute personne concernée par nos activités commerciales (ci-après dénommé « Vous »).

LCH traite vos données à caractère personnel dans le cadre de la relation commerciale. 

La présente notice d’information explique comment nous traitons vos données à caractère personnel, dans le respect des règles actuellement énoncées dans le règlement général sur la protection des données UE 2016/679 (ci-après dénommé « RGPD ») sur la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données.

 

QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

LCH est responsable, en tant que responsable du traitement, de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de la relation commerciale.

 

QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?

Nous sommes susceptibles de collecter et traiter différentes catégories de données à caractère personnel Vous concernant :

  • Nom et prénom(s)
  • Intitulé du poste et entreprise ou organisation à laquelle Vous êtes associé
  • Comptes-rendus de réunions et échanges entre Vous et les membres LCH
  • Informations et pièces justificatives que Vous nous fournissez lors de formations, d’enquêtes et autres formulaires et questionnaires
  • Coordonnées de contact professionnelles (p. ex. : adresse mail, numéro téléphone, localisation de l’entreprise),
  • Signature dans les contrats et autres documents
  • Informations sur les activités commerciales (p. ex. : historique des réservations, détails des transactions, etc.)
  • Toute autre information que Vous choisissez de nous partager (p.ex. : adresse IP, données de passeport ou de carte d'identité) afin de se conformer aux exigences légales locales.

Sauf lorsque cela s'avère impossible ou implique un effort disproportionné, avant de nous fournir les données à caractère personnel de dirigeants, administrateurs, managers et employés actuels ou anciens, sous-traitants actuels ou anciens, références ou toute autre personne physique, Vous devez Vous assurer que toutes les personnes concernées sont informées du contenu de la présente notice et qu'elles ne se sont pas opposées au traitement de leurs données par LCH.

Lorsque Vous nous partagez des catégories particulières de données à caractère personnel, Vous devez en outre Vous assurer du consentement explicite des personnes concernées. LCH est en droit de demander à tout moment la preuve du consentement.

 

COMMENT LCH COLLECTE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous sommes susceptibles de collecter les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus par le biais de différents canaux :

  • Nous collectons les données que Vous nous fournissez directement par le biais des supports utilisés pour communiquer avec Vous,
  • Nous recevons vos données par le biais de nos partenaires ou d'autres sociétés impliquées dans la gestion de notre relation commerciale avec Vous,
  • Nous collectons les informations pouvant être accessibles sur les bases de données publiques,
  • Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel que Vous avez rendues publiques sur les réseaux sociaux.

 

QUELLES SONT LES FINALITÉS DU TRAITEMENT ET LES BASES LÉGALES SUR LESQUELLES NOUS NOUS APPUYONS AUX FINS DU TRAITEMENT ?

Les données que nous traitons sont considérées comme les données minimales nécessaires permettant à LCH de poursuivre les finalités décrites ci-dessous :

  • Pour la prestation de nos services, conseils ou assistance et communiquer avec Vous pour des besoins opérationnels,
  • Pour la gestion de la relation commerciale avec Votre entreprise et réaliser les activités quotidiennes,
  • Pour maintenir des informations à jour et précises dans nos systèmes Vous concernant et votre entreprise,
  • Pour Vous fournir des formations et de la documentation relative aux formations en cas de besoin,
  • Pour répondre aux plaintes, réclamations et demandes,
  • Pour se défendre en cas de litige et d'enquête.

Ces traitements sont nécessaires à l'exécution d'un contrat entre Vous et LCH.

  • Afin d'éviter tout conflit d'intérêts et tout problème de confidentialité,
  • Pour assurer le respect des lois et réglementations nationales et internationales,
  • Pour évaluer, accepter ou rejeter un envoi en fonction des exigences légales, douanières et réglementaires.

Ces traitements sont nécessaires au respect d’une obligation légale en vigueur.

 

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous sommes susceptibles de partager vos données à caractère personnel :

  • Aux employés de l’entreprise LCH en fonction du besoin d'en connaître,
  • À des tiers nous fournissant des services, tels que l'hébergement de sites Web, des services informatiques et autres services similaires,
  • À certains professionnels réglementés tels que les avocats ou les commissaires aux comptes (si nécessaire pour nous défendre en cas de litige et d'enquête),
  • À d'autres personnes physiques et morales, publiques et privées, lorsque le partage de telles données est nécessaire afin d’exercer nos activités,
  • Aux autorités compétentes ou tout autre organisme ou agence gouvernementale et réglementaire, sur demande et dans la mesure que cela est autorisé par la loi.

 

SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le traitement de vos données à caractère personnel est effectué au moyen d'outils informatiques, électroniques et manuels, avec des logiques strictement liées aux finalités susmentionnées et, en tout état de cause, dans le respect des mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par la loi pour assurer un niveau de sécurité qui est adapté au risque, afin d'éviter la perte ou l'accès non autorisé à vos données.

Néanmoins, aucune transmission ou stockage de données sur internet ne peut être garanti comme étant sécurisé à 100 %. Si Vous estimez que la sécurité d'un compte que Vous pourriez avoir chez nous a été compromise, veuillez nous signaler immédiatement le problème en nous contactant via la rubrique « Nous contacter » ci-dessous.

 

OÙ TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Vos données à caractère personnel sont traitées au sein de l'Union européenne.

En cas de transferts internationaux en provenance de l'UE/EEE vers un pays en dehors de l'UE/EEE, le transfert de vos données à caractère personnel peut avoir lieu si la Commission européenne a déterminé que le pays en dehors de l'UE/EEE assure un niveau adéquat en matière de protection des données. Pour les transferts vers des pays hors UE/EEE pour lesquels le niveau de protection n'a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, LCH mettra en œuvre les garanties appropriées prévues par la loi en vigueur (ex : la signature de clauses types) ou s'appuiera sur une dérogation applicable à des situations spécifiques.

 

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

LCH conserve uniquement vos données à caractère personnel pour une durée limitée et uniquement pour la période nécessaire aux finalités poursuivies :

  • Les données traitées dans le cadre d'une relation commerciale sont effacées 10 ans après la fin de la relation commerciale, sauf si des délais de conservation ou des délais de prescription légaux plus longs s'appliquent.
  • Les données traitées dans le cadre obligation légale ou réglementaire seront conservées aussi longtemps que l'exigent les lois et réglementations en vigueur.

Passé cette période de conservation, les données seront effacées de notre système.

 

QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données (et sous réserve des conditions applicables), Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants concernant vos données à caractère   personnel :

  • Droit d'accès, qui Vous permet d'obtenir la confirmation du traitement ou non de vos données à caractère personnel et, le cas échéant, d'obtenir l'accès à ces données. Lors de l'exercice de ce droit, précisez la transaction, l'information ou les activités de traitement auxquelles se rapporte votre demande ;
  • Droit de rectification, qui Vous permet d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel qui seraient incorrectes et/ou incomplètes ;
  • Droit à l'effacement, qui Vous permet, dans les cas spécifiques prévus par l'art. 17 RGPD, d’obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel ;
  • Droit à la limitation du traitement, qui Vous permet, dans les cas spécifiques prévus par l'art. 18 du RGPD, de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel ;
  • Droit d'opposition, qui Vous permet de Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque certaines conditions sont remplies ;
  • Droit à la portabilité des données, qui confère la possibilité de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré et couramment utilisé et lisible par machine, sous réserve de faisabilité technique et uniquement en ce qui concerne les données que Vous nous avez fournies.

Pour exercer l'un de ces droits, Vous pouvez nous contacter par courriel : [email protected]

Vous avez le droit de déposer une plainte formelle auprès de l'autorité de protection des données compétente (au Luxembourg, Commission Nationale pour la Protection des Données « CNPD »).

Cette notice peut être modifiée pour refléter des changements sur nos activités de traitement, pour se conformer aux évolutions législatives ou pour mettre en place des bonnes pratiques. Les mises à jour de cette notice seront publiées sur notre site.